Tiêu chuẩn diện tích văn phòng: Hướng dẫn chi tiết để thiết kế không gian làm việc lý tưởng

Trong thời đại doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến năng suất và trải nghiệm nhân viên, tiêu chuẩn diện tích văn phòng không còn là yếu tố phụ mà trở thành nền tảng trong thiết kế không gian làm việc. Việc phân bổ diện tích hợp lý không chỉ đáp ứng nhu cầu vận hành mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất, tâm lý và hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.

1. Tầm quan trọng của tiêu chuẩn diện tích văn phòng

Diện tích văn phòng không chỉ đơn thuần là con số m2 – nó phản ánh sự chuyên nghiệp, khả năng tổ chức và văn hóa làm việc của doanh nghiệp. Một không gian quá chật sẽ gây bí bách, giảm hiệu quả làm việc và tăng nguy cơ tai nạn lao động. Ngược lại, một văn phòng quá rộng so với nhu cầu lại gây lãng phí tài chính, làm loãng tinh thần đồng đội và giảm hiệu suất sử dụng.

Bên cạnh đó, thiết kế văn phòng theo tiêu chuẩn diện tích cũng là yếu tố quan trọng trong việc:

• Tuân thủ các quy định về an toàn lao động, PCCC

• Dễ dàng kiểm soát năng lượng (ánh sáng, điều hòa)

• Tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác khi ghé thăm

2. Cách tính diện tích văn phòng theo nhu cầu

Để thiết kế văn phòng hiệu quả, bạn cần tiếp cận việc tính toán diện tích một cách có hệ thống, khoa học, thay vì chỉ “ước lượng theo cảm tính”.

2.1. Xác định chức năng, chính xác từng diện tích không gian văn phòng

Trước tiên, hãy liệt kê tất cả khu vực chức năng cần có như: khu làm việc chung, phòng họp, phòng giám đốc, pantry, khu lễ tân, nhà vệ sinh, kho lưu trữ… Mỗi khu vực cần có diện tích riêng phù hợp. Ví dụ:

• Bàn làm việc nhân viên: ~4–6m²/người

• Phòng họp 6 người: ~10–12m²

• Phòng họp 20 người: ~30–35m²

• Lễ tân: ~6–10m² tùy theo quy mô công ty

2.2. Xác định diện tích đồ nội thất, thiết bị văn phòng

Không gian không chỉ dành cho con người – nội thất cũng “ngốn” diện tích đáng kể. Hãy tính toán kỹ:

• Diện tích bàn, ghế, tủ hồ sơ

• Khu vực đặt máy in, máy lạnh, máy lọc nước

• Đường dây điện, ổ cắm, lối đi kỹ thuật

Việc tính toán đúng sẽ giúp bạn tránh tình trạng “thừa người, thiếu chỗ”, hoặc không còn chỗ để bố trí thiết bị khi vận hành.

2.3. Không gian đóng hay mở, có vách ngăn hay không?

Không gian mở đang là xu hướng hiện đại, giúp tối ưu diện tích, tăng kết nối giữa các thành viên. Tuy nhiên, nếu công ty cần sự riêng tư (ví dụ công ty tài chính, kế toán, pháp lý), bạn cần sử dụng vách ngăn để đảm bảo tính bảo mật.

Vách kính, vách di động hoặc vách lửng là những lựa chọn vừa đảm bảo sự riêng tư vừa không “ăn” quá nhiều không gian.

2.4. Đảm bảo diện tích phù hợp tiêu chuẩn về ánh sáng, thông gió

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng không thể bỏ qua yếu tố ánh sáng và thông gió. Một văn phòng đạt chuẩn cần:

• Có ít nhất 10% diện tích là cửa sổ lấy sáng tự nhiên

• Mỗi người nên có từ 5–7m³ không khí lưu thông

• Bố trí luồng khí mát và thoát khí nóng phù hợp

Diện tích không thể quá nhỏ khiến việc bố trí thiết bị chiếu sáng hay máy lạnh trở nên kém hiệu quả.

2.5. Đảm bảo diện tích thiết kế theo tiêu chuẩn an toàn

Theo TCVN 4601:2012, diện tích tối thiểu của văn phòng làm việc không được thấp hơn 4m²/người. Ngoài ra, còn phải:

• Có lối thoát hiểm rộng tối thiểu 0.8m

• Bố trí khoảng cách giữa các bàn đủ để di chuyển an toàn (ít nhất 0.8–1m)

• Không đặt thiết bị cản trở lối thoát hiểm hoặc khu vực kỹ thuật

  

3. Mẹo tối ưu hóa diện tích văn phòng

Dù diện tích lớn hay nhỏ, nếu biết cách sắp xếp thông minh, bạn hoàn toàn có thể tối ưu không gian một cách tối đa.

3.1. Sử dụng nội thất đa năng

Nội thất tích hợp – ví dụ bàn làm việc kết hợp tủ lưu trữ, ghế gấp gọn, bàn họp kéo dài linh hoạt – sẽ giúp tiết kiệm không gian đáng kể mà vẫn đảm bảo đầy đủ công năng.

3.2. Tận dụng các không gian trống

Góc chết, khoảng trống dưới cầu thang, hành lang – tất cả đều có thể “biến hình” thành khu vực đọc sách, khu vực lưu trữ hoặc trưng bày sản phẩm. Đây là cách để nâng cao hiệu suất sử dụng từng m2 sàn.

>>> Xem thêm: Tiêu chuẩn diện tích văn phòng

3.3. Lắp đặt vách ngăn thông minh

Vách ngăn kính, vách lửng hoặc rèm di động không chỉ giúp chia không gian hiệu quả mà còn giữ được cảm giác thoáng đãng. Đây là giải pháp lý tưởng cho các văn phòng vừa và nhỏ.

3.4. Bố trí các khu vực hợp lý

Một sơ đồ văn phòng hợp lý sẽ giúp giảm diện tích lãng phí khi di chuyển. Ví dụ:

• Đặt khu in ấn gần khu hành chính

• Khu pantry gần lối đi hoặc nhà vệ sinh

• Phòng họp ở vị trí trung tâm để mọi phòng ban dễ tiếp cận